Vous exposez dans un salon commercial? Vaut mieux s’y préparer.
Les salons sont de retour et ça se sent. Les annonces retentissent en nous invitant à reprendre nos bonnes vieilles habitudes de consommateurs. Mais qu’en est-il des exposants? Et bien malheureusement eux aussi reprennent leurs vieilles habitudes. Mauvaises préparations, mauvais choix de personnels, aucune documentation, design de kiosque la semaine avant (ouf). Participer à un salon coûte cher, très cher même. Négliger tous ces aspects c’est comme jeter son argent à la poubelle.
La planification d'un salon commercial réussi demande de l'organisation, de la créativité et de la résilience.
Le niveau d'effort qui y est consacré déterminera son taux de réussite. Les salons commerciaux représentent un énorme investissement pour une entreprise. Vous avez donc besoin de mesures pour prouver qu’il s'agit d'une stratégie efficace.
Voici quelques conseils pour assurer le succès de votre salon. Ils s’adressent à tout type de salon en général et peuvent être adaptés à votre organisation.
Planifiez longtemps à l'avance.
Le point le plus primordial que vous puissiez faire est de mettre sur pied votre planification bien avant le jour J. Il n'est jamais trop tôt pour commencer. Informez votre équipe des dates de voyage afin qu'elle puisse réserver des vols avant que le coût n'augmente. Sécurisez les blocs de chambres avant que l'hôtel ne soit complet.
En plus de la logistique, la planification de la campagne publicitaire est essentielle. Lancez-vous un nouveau produit ? Avez-vous de grandes nouvelles ? Vous avez besoin d'imprimer de la documentation et de commander des cadeaux corporatifs ? Commencez à préparer les courriels marketing au moins quatre à six semaines avant l'événement. Informez votre réseau de votre présence au salon et utilisez le courrier électronique comme plate-forme pour annoncer les nouvelles importantes, envoyer des «teasers» et des opportunités de rencontrer l'équipe.
Préparer les équipes de vente, de marketing et de direction.
Dans la préparation d'un salon commercial, un outil efficace est la communication. Normalement vous retrouverez différentes équipes qui participent aux salons, le marketing, les ventes et l'équipe de direction. Assurez-vous que tout le monde est sur la même longueur d’onde et dispose de toutes les informations pertinentes menant à l'événement. Planifiez les rendez-vous au stand sur les calendriers de tout le monde. Ayez en main un cahier de charge pour vous assurer que rien n'est laissé au hasard et que les attentes sont comprises. Organisez un appel en vidéoconférence la semaine avant la date d’ouverture. Préparez une présentation claire et incluez des éléments tels que l'hôtel, le lieu, les heures d'ouverture du stand, le code vestimentaire, etc., ainsi qu'un aperçu des rendez-vous prévus et des événements de réseautage.
Planifiez des rendez-vous au stand avant le salon.
Les salons commerciaux les plus réussis sont ceux où les ventes et le marketing travaillent ensemble à la planification de rendez-vous avec des prospects, des clients et des partenaires. Fixez un objectif réaliste pour votre équipe et n’hésitez pas à utiliser votre objectif de l’an dernier et le majorer. De plus, assurez-vous d’avoir toujours un membre-cadre disponible pour toute la durée du salon.
Soyez actif sur les médias sociaux.
Publiez des photos de l'événement sur vos réseaux sociaux avant, pendant et après l'événement. Invitez les participants à s'arrêter à votre stand pour participer à un concours, ramasser un cadeau ou regarder une démo. Assurez-vous d'inclure votre numéro de stand et l’hashtag de l'événement afin que les participants puissent facilement vous trouver.
Les cadeaux corporatifs.
Les cadeaux ont toujours la cote, mais de nos jours les visiteurs s’attendent à ce que ces cadeaux soient utiles ou écologiques. Investissez de l'argent supplémentaire dans un cadeau ou une activité pour attirer les participants et laissez une empreinte positive. Tout le monde aime la nourriture. Louez une machine à expresso ou un camion de crème glacée et invitez les participants à venir passer du temps dans votre kiosque. Cela aidera à briser la glace, à ouvrir des conversations et, espérons-le, des opportunités qualifiées.
Scannez, récoltez, qualifiez !
À l’ouverture du salon, rencontrez votre équipe sur place avant l'ouverture des portes. Assurez-vous qu'ils connaissent l'aménagement du stand, les cadeaux et les activités à promouvoir. Montrez-leur comment utiliser le lecteur de badges (ou expliquez-leur la stratégie retenue pour récolter les données). Cela aidera votre équipe à assurer le suivi après le salon. Scannez le badge de tous ceux qui s'arrêtent à votre stand. Il serait dommage de ne pas transmettre une piste de qualité à votre équipe de vente, car elle n'a pas été scannée. *L’investissement dans un lecteur de badge en vaut le coût. À condition bien sûr de l’utiliser. J’ai vu bien des équipes avoir un lecteur avec eux qu’ils n’utilisaient tout simplement pas. Quel dommage.
Post mortem et suivi.
Planifiez un appel après le salon pour faire le bilan avec votre équipe. Notez ce qui a bien fonctionné et les possibilités d'amélioration pour l’an prochain. Aviez-vous un bon emplacement? Y avait-il suffisamment de trafic ? Étiez-vous visible de l’allée? Votre message était-il clair ? Ces notes vous seront utiles lors de la planification du prochain salon. Le suivi des prospects post-événement est l’activité la plus importante. Assurez-vous de récupérer le téléchargement de tous les prospects récoltés et de partager les fichiers avec votre équipe de vente dans les 48 heures suivant la fin de l'événement. En plus de générer des ventes, ces données fournissent un aperçu du trafic du stand, du nombre de prospects qualifiés et des opportunités potentielles pour votre entreprise. Ce sont des données historiques qui peuvent justifier la participation à des événements futurs.
Ces conseils sont les prémisses d’une bonne planification. Beaucoup d’autres détails sont à prendre en compte. Déjà si vous maîtrisez ces différents éléments, vous devriez avoir de bonnes retombées et faire de votre participation un investissement et non une dépense.
Un salon solidement préparé peut représenter votre plus grosse campagne marketing de l’année.
Si ça vous semble inatteignable et que vous ne savez pas par où commencer, je peux vous accompagner durant tout le processus afin de faire de cet événement un succès sur toute la ligne. Que ce soit avant, pendant et après je vous guiderai vers les meilleures pratiques.
Ciao!
Claudine Dufour
(418) 717-1112
cdufour@borealevenements.com
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