Votre entreprise souhaite mettre sur pied un événement annuel et vous demande votre opinion; doit-on travailler avec un designer d’événements externe ou on le fait « maison »?
Quand vient le temps de planifier un événement ou un projet, il est très tentant de vouloir s’organiser seul à l’interne. Vous vous dîtes sûrement « Voyons tout le monde à déjà fait ça dans sa vie! ». « Envoye té capable! ». « Ça va coûter cher de faire affaire avec une ressource externe! », « Mon boss va être content de moi si je le fais! ». Toutes les raisons sont louables et vont vous sembler logiques. Encore plus aujourd’hui, avec les événements virtuels tout le monde à l’air de penser que ça va se faire tout seul, que ça va coûter nada et que n’importe qui peut le faire.
Alors vous voilà partie en quête de vous ne savez pas trop quoi, pour faire vous ne savez pas trop comment et le temps passe vite.
Ah oui sans oublier, ce n’est pas votre métier!!!
Donc vous devez faire vos tâches régulières qui elles vous occupent 40 heures par semaine ☹
Une salle? Oui, mais laquelle. De l’A/V. De quoi? On vous parle F&B. Euh! Recherche, évaluation, analyse, liste, téléphone, contact, rendez-vous, visite. On répète! WOH WOH STOP!
«…»
Vous avez peu ou aucune idée de ce à quoi vous attendre, vous essayez de faire de votre mieux pour comprendre comment organiser correctement l'événement. Mais voilà, ça ne se passe pas comme vous le voulez.
En tant que « planificateur d'événements » inexpérimenté vous ne prendrez pas en compte toutes les variables lors des étapes de planification. Cela conduit inévitablement à un désastre le jour de l'événement, tous les invités secouant la tête devant le chaos qui les entoure.
Une conséquence fréquente est le dépassement du budget. Entre la réservation d'un lieu, les frais de nourriture et de boisson, la location d'équipement, la dotation en personnel et la supervision de toute l'affaire, chaque détail coûte de l'argent.
Non seulement il faut du temps pour contacter tous les fournisseurs de services dont vous aurez besoin, mais il est plus coûteux de les réserver directement par vous-mêmes. Cela nécessite d'innombrables courriels et échanges téléphoniques avec les fournisseurs, planifier les allées et venues de tout le monde et s'assurer que chaque détail est pris en compte, analyser les ententes. Sans oublier les problèmes techniques qui sont toujours un risque présent et peuvent gâcher la meilleure des idées.
Votre événement peut être gâché par une programmation inadéquate et un timing mal planifié. Dans le cadre d’un événement grand public, une mauvaise promotion qui ne génère pas l’assistance voulue.
Je pourrais vous en énumérer à l’infini. Le jour de l’événement, l’employé interne ne pourrait pas profiter de cet événement et irait se coucher complètement vidée. Et l’organisation devra assurément lui donner congé la semaine suivante.
Quand on fait le calcul, le budget est loin d’être respecté, les coûts de renonciation sont impactant et les risques sont grand. Est-ce que le jeu en vaut vraiment la chandelle?
Lorsque vous faites affaire avec un designer d’événements professionnel indépendant, vous vous évitez énormément de travail et de stress. Vous vous assurez d’un résultat gagnant!
Les professionnels sont des experts pour organiser des événements créatifs et innovants tout en vous aiguillant sur les paramètres de votre budget. Ils peuvent vous garantir la qualité des prestataires de services partenaires avec qui nous travaillons. Que ce soient les lieux, les hôtels, les traiteurs, les agences de recrutement, les fleuristes, les DJ, les groupes, les entreprises audiovisuels, etc. Comme vous ne pouvez pas prédire les imprévus, un bon organisateur indépendant aura toujours un plan B en main, prêt pour une mise en œuvre rapide.
La moitié de la bataille lors de la planification d'un grand événement est de savoir quelles mesures prendre et quand. Vous pouvez être sûr que nous trouverons toujours une solution à tous les problèmes qui pourraient survenir. Que vous ayez une vision claire ou non de ce que vous voulez, le professionnel vous aidera à créer l'ambiance parfaite. Ils savent à quel point il est important pour vous de vous assurer que vos invités vivent une expérience inoubliable. Ils ont tout vu et tout vécu.
Travailler avec un designer d'événements professionnel vous fera économiser du temps, de l'argent, de l'énergie et du stress, tout en garantissant que votre événement se déroule sans accroc. Ces derniers sont des personnes sociales et créatives, et donneront à votre événement les mêmes qualités. Le design d'événements n'est pas pour tout le monde, mais pour eux, c'est le travail de toute une vie. Ils aiment leur métier plus que tout.
Ces pourquoi je n’ai pas peur de dire que chez Boréal Événements nous sommes hautement qualifiés pour transformer vos objectifs en tâches réalisables, de sorte que votre événement reflète parfaitement l'essence de votre entreprise. Nous pouvons également travailler de pair avec vous et réaliser un mandat partiel, complet ou en consultatif. Le but est d’être à votre écoute et de vous faire profiter de nos connaissances au maximum.
N’hésitez pas à communiquer avec nous pour échanger à propos de vos besoins.
crédit photo Marie-Douce Bouchard :)